El uso de tecnologías que promuevan el uso de instrumentos que mejoren el desarrollo sustentable, es la manera correcta en el que las empresas de hoy en día incrementan sus ingresos reduciendo sus costos. Una “Paperless Office” brinda muchos beneficios para las empresas ya que brinda a ellas una forma de que su información se mantenga constante y con una alta disponibilidad para la toma decisiones. Porque claro ¿quién no ha escuchado sobre un ejecutivo o algún empleado de la organización hablar sobre la perdida de información, de documentos extraviados o alguna circunstancia ajena por la cual existe una perdida de esta valiosa información? que en algún momento será importante para la empresa.

La cultura paperless se orienta a que el papel desaparezca totalmente de los escritorios y se tenga todo archivado en servidores. Con lo anterior se facilita enormemente el trabajo remoto, porque ya no es necesario andar con todo el material impreso a cuestas desde la oficina a hasta la casa.

Alguna ventajas que una empresa puede obtener si comienza un cambio en los flujos y procesos de su organización son los siguientes:

 

1. Incremento en la productividad de sus empleados

Los empleados miembros de una organización realizan tareas de búsquedas manuales de documentos las cuales consumen demasiado tiempo de sus jornadas laborales, mismas que pueden ser optimizadas y utilizadas, con esto se permite al empleado aumentar su productividad, también se reduce el tiempo de captura y/o tiempo de producción de información.

 

2. Aumenta tus competencias

Es claro mencionar que cuando se aumenta la productividad, la empresa comienza a ser mucho mas eficaz y eficiente, aumentando así su competencia contra otras empresas competidoras.

 

3. Simplicidad del proceso

Al contar con diferentes mecanismos de organización y de digitalización de la información, las empresas pueden simplificar sus diferentes áreas de procesos haciéndolos más simples y mucho mas rápidos en su ejecución.

 

4. Accesibilidad y Disponibilidad

La información digital pueden ser visualizada por varias personas de manera simultánea sin importar su ubicación geográfica, esto reduce de manera importante las copias innumerables que suelen generarse para compartir un mismo archivo.

 

5. Inteligencia de Negocio

Se crean oportunidades dentro de la empresa al optimizar los tiempos y procesos dentro de ella, esto da como resultado empleados que puedan invertir tiempo en nuevas actividades para el desarrollo del negocio. No obstante, la información generada crea una alta disponibilidad de ella permitiendo así,  la generación de reportes y estadísticas de soporte a la toma de decisiones a nivel directivo de manera más rápida y clara.

 

6. Clientes Satisfechos

Una parte muy importante para las organizaciones son los clientes; y una automatización de procesos “paperless”,  influye en ellos ya que cuando se simplifican procesos, los clientes reciben servicios de manera más rápida y asertiva.

 

El desarrollo de una “Paperless office” es un camino por el que las empresas deben de optar como una manera de mejora. Este tipo de cambio siempre es posible y apoya a la ecología contribuyendo todos con el cuidado del medio ambiente.